Ověřování listin a podpisů (vidimace a legalizace)

Na základě novely zákona o ověřování, může Hospodářská komora České republiky od 1. července 2009 provádět ověřování shody opisu nebo kopie s listinou (vidimaci) a o ověřování pravosti podpisu (legalizaci). Občané a podnikatelé, tak mohou využít danou službu i na kontaktních místech Hospodářské komory České republiky.

Co je to vidimace a k čemu slouží

V soukromém či obchodním styku je často potřeba předkládat celou řadu listin. Chcete-li si ponechat originál listiny nebo vytvořit z originálu více kopií s platností originálu je nutné vždy předložit úředně ověřenou kopii dokumentu – tzv. vidimovanou listinu.

Vidimací se ověří, že opis nebo kopie se doslova shoduje s předloženou listinou nikoliv však, že údaje na předkládané listině jsou v souladu s právními předpisy či pravdivé a správné. V souladu se zákonem o ověřování ověřující úřad za obsah vidimované listiny neodpovídá. Vidimovat lze všechny listiny, u kterých to přímo nezakazuje zákon o ověřování.

Ověření listiny se neprovede

1. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, listinou, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba,
2. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého nebo slovenského; to neplatí, byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele,
3. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, opatřena viditelným zajišťovacím prvkem; to neplatí, je-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele,
4. je-li předložená listina již ověřenou vidimovanou listinou, v jejíž ověřovací doložce je uveden údaj podle § 8 písm. f),
5. je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, listinou, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů, v jejíž doložce je uveden údaj o tom, že vstup do autorizované konverze dokumentů obsahoval viditelný prvek, který nelze plně přenést na výstup,
6. jsou-li v předložené listině, z níž je vidimovaná listina pořízena, změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost,
7. jestliže se vidimovaná listina doslovně neshoduje s předloženou listinou, z níž byla pořízena,
8. není-li z předložené listiny, z níž je vidimovaná listina pořízena, patrné, zda se jedná o:
   1. prvopis,
   2. již ověřenou vidimovanou listinu,
   3. listinu, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů,
   4. opis anebo kopii pořízenou ze spisu, nebo
   5. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu.

Co je to legalizace a k čemu slouží

Vyžaduje-li charakter podepisované listiny ověření totožnosti a pravosti podpisu osoby, která dotčenou listinu podepsala, tak jediným způsobem jak tohoto docílit je nechat si podpis úředně ověřit, provést tzv. legalizaci podpisu.

Legalizací se tedy ověřuje, že žadatel listinu před ověřující osobou vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní. Zároveň se legalizací ale nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených v listině ani jejich soulad s právními předpisy a ověřující úřad za obsah listiny neodpovídá, obdobně jako u vidimace. I u legalizace existují zákonem stanovené výjimky, kdy ji nelze provést.

Ověření podpisu se neprovede

1. jde-li o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí,
2. jde-li o legalizaci podpisu na listině, která neobsahuje žádný text,
3. nepředloží-li žadatel o legalizaci, popřípadě svědci, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4, k prokázání své totožnosti platný doklad podle § 18,
4. nemůže-li žadatel psát a listina současně neobsahuje jeho podpis,
5. jde-li o legalizaci podpisu na listině, která je psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce, a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána, a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého nebo slovenského,
6. jde-li o legalizaci podpisu nahrazeného mechanickými prostředky využívajícími zejména grafické znázornění vlastnoručního podpisu,
7. jde-li o legalizaci elektronického podpisu, nebo
8. jde-li o legalizaci podpisu na zcela nevyplněném formuláři

Komu je služba určena

Služba ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu se provádí osobně na žádost fyzické osoby a mohou ji využít všichni (právnické, fyzické a fyzické osoby nepodnikající), kteří potřebují ověřit shodu předkládané listiny či shodu podpisu.

Co služba přináší

Vidimace umožňuje vytvářet kopie listin (vidimované listiny), které mají stejnou právní relevanci jako původní předkládané listiny. Legalizace ověřuje pravost podpisu osoby, u které byla zjištěna totožnost. V prvním případě nemusí žadatel předkládat vůbec žádné doklady, mimo samotné listiny, které chce vidimovat. V druhém případě se musí žadatel na kontaktní místo dostavit vždy osobně a předložit listinu, na které chce ověřit pravost podpisu. Dále se musí prokázat alespoň jedním zákonem předepsaným dokladem totožnosti viz. níže. Jak vidimace, tak legalizace je žadateli provedena bezodkladně na místě.

Jaké doklady je nutné mít s sebou

Dle § 18 zákona č. 21/2006 Sb. žadatel o legalizaci, popřípadě svědci, jde-li o legalizaci podle § 10 odst. 4), zákona č. 21/2006 Sb., předloží k prokázání své totožnosti platný:

1. občanský průkaz, řidičský průkaz nebo cestovní doklad, jde-li o státního občana České republiky,
2. cestovní doklad, průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie nebo doklad opravňující k pobytu na území České republiky podle zvláštního právního předpisu, jde-li o cizince, nebo
3. identifikační průkaz vydaný Ministerstvem zahraničních věcí České republiky podle zvláštního právního předpisu, jde-li o osobu požívající výsad a imunit podle mezinárodního práva.

Doklad podle bodu 2) a 3) lze k prokázání totožnosti použít pouze tehdy, obsahuje-li fotografii držitele.

Mezi cestovní doklady patří:

1. Cestovní pas
2. Cizinecký pas
3. Cestovní průkaz totožnosti
4. Cestovní doklad Úmluva z 28. července 1951

Mezi doklady opravňující k pobytu na území České republiky patří:

1. průkaz Povolení k pobytu
2. Pobytová karta rodinného příslušníka občana Evropské unie
3. Průkaz o povolení k trvalému pobytu občana Evropské unie
4. Průkaz o povolení k trvalému pobytu
5. Průkaz o povolení k pobytu pro cizince
6. Průkaz žadatele o udělení mezinárodní ochrany

Mezi identifikační průkaz vydaný Ministerstvem zahraničních věcí České republiky patří:

1. Identifikační průkaz a povolení k pobytu
2. Identifikační průkaz

Cena

Výše poplatků za provedené úkony stanovuje zákon o správních poplatcích. U vidimace žadatel zaplatí 30,- Kč za každou i započatou ověřenou stranu předkládané listiny formátu A4 a u legalizace 30,- Kč za každý ověřený podpis.

Kompletní ceník naleznete zde.

Kromě služby vidimace a legalizace mohou podnikatelé a široká veřejnost využít také služby vydávání ověřených výpisů z obchodního a živnostenského rejstříku, katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku, rejstříku trestů, výpisu z bodového hodnocení řidičů, seznamu kvalifikovaných dodavatelů nebo mohou učinit některá podání, například do registru živnostenského podnikání a služby související s tzv. datovými schránkami nebo služby autorizované konverze dokumentů.

Kontakty na ověřovatelské kanceláře naleznete zde.