15/14 NV o podrobnostech výkonu spisové služby; T: 31.3.2014

Předkladatel na základě provedené analýzy účinnosti vyhlášky č. 259/2012 Sb. a po podrobném vyhodnocení potřeb praxe s odbornou veřejností i samotnými původci považuje za potřebné posílit provázanost jejích ustanovení s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby a vzorovým provozním řádem archivu oprávněného k ukládání archiválií v digitální podobě, stejně jako zpřesnit ustanovení způsobující uživatelské problémy a v jejich důsledku chyby ve výkonu spisové služby některých veřejnoprávních původců (jednoznačnost příjmu dokumentů, zajištění příjmu dokumentů formálně i technologicky splňujících požadavky stanovené pro jejich zařazení do spisové služby a garantujících jejich obsahovou kompletnost, integritu, jejíž součástí je také obsahová neměnnost v čase, tedy garance stability případných užitých odkazů, a autenticitu apod.). Zejména je pak nutné vyhovět potřebám praxe tak, aby u veřejnoprávních původců byl zajištěn předvídatelný a jednotný výkon spisové služby garantující uchovávání dokumentů v požadované kvalitě zajišťující zpracování všech náležitostí vypovídajících o jejich životním cyklu (metadata). Cílovým stavem je tedy zajištění životního cyklu dokumentů a vedení záznamů o něm způsobem umožňujícím provedení výběru archiválií se všemi předpoklady pro jejich dlouhodobé uchovávání.

Navrhovanou regulací jsou dotčeni jednak adresáti vyhlášky č. 259/2012 Sb., tedy veřejnoprávní původci, ale také Ministerstvo vnitra, Národní archiv, státní oblastní archivy, další archivy, a to včetně archivů oprávněných k ukládání archiválií v digitální podobě. Dotčenými subjekty jsou tedy nejenom původci povinní uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií podle § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ale také správní úřady na úseku archivnictví a spisové služby, popřípadě jiné archivy, které kontrolují a metodicky ovlivňují kvalitu podmínek a jednotnost výkonu spisové služby a plnění povinností v této oblasti nebo které odpovídají za provedení výběru archiválií a následnou péči o ně.

Související soubory

/hledate-skoleni-delame-je-skoleni-seminare-webinare-komora/