Autorizovaná konverze dokumentů

Od 1. července 2009 vstoupil v účinnost nový zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který upravuje elektronické úkony orgánů veřejné moci vůči fyzickým osobám a právnickým osobám, elektronické úkony fyzických osob a právnických osob vůči orgánům veřejné moci a elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím tzv. datových schránek.

Co je to autorizovaná konverze a k čemu slouží

Autorizovanou konverzí dokumentů a jejím prostřednictvím lze získat dokument (převedený z listinné podoby do elektronické a naopak), který má stejné právní účinky jako původní dokument, jehož převedením daný výstup vznikl. Provedení autorizované konverze tak znamená úplné převedení dokumentu z jedné formy dokumnetu do druhé a zároveň ověření shody obsahu vstupního a výstupního dokumentu a připojení ověřovací doložky.

Jedná se tedy o navazující službu na tzv. datové schránky, které umožňují elektronické zasílání datových zpráv mezi subjekty, které si nechali buď datovou schránku zřídit na vlastní žádost, nebo kterým byla zřízena ze zákona.

Konvertovat je nutné především ty dokumenty, u kterých chceme změnit jejich formu a musí být i nadále zachována stejná právní účinnost, jako u původního dokumentu, jehož převedením nový výstup vznikl a není možné je dále předložit pouze v tzv. prosté (neověřené) kopii.

Komu je služba určena

Služba autorizovaná konverze dokumentů je určena právnickým osobám, které mají datovou schránku zřízenou ze zákona či fyzickým a fyzickým nepodnikajícím osobám, které si nechali datovou schránku dobrovolně zřídit nebo si datovou schránku teprve zřídí. Případně těm zájemcům, kteří si chtějí u svého dokumentu změnit jeho formu a zároveň chtějí mít zachovány jeho právní účinky.

Co služba přináší

Obdrží-li adresát do datové schránky elektronický dokument (případně má-li dokument svůj), který bude chtít dále používat v listinné podobě, nechá si daný dokument převést (autorizovaně – úředně zkonvertovat) do listinné podoby a naopak. Autorizovanou konverzi dokumentů provádějí Kontaktní místa veřejné správy – Czech POINT včetně kontaktních míst Hospodářské komory České republiky, jejich aktuální seznam je uveden níže.

Autorizovaná konverze dokumentů tak mezi sebou zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou formu dokumentů.

Kdy nelze autorizovanou konverzi provést

  1. je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy,
  2. jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rys nebo technickou kresbu,
  3. jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost,
  4. není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o
    • 1. prvopis,
    • 2. vidimovaný dokument,
    • 3. opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo
    • 4. stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu,
  5. jde-li o dokument, který je výstupem, v jehož doložce je uveden údaj o tom, že vstup obsahuje viditelný prvek, který nelze plně přenést na výstup,
  6. jde-li o vidimovaný dokument, v jehož ověřovací doložce je uveden údaj o tom, že dokument, ze kterého byl vidimovaný dokument pořízen, obsahoval viditelný zajišťovací prvek,
  7. v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán způsobem, se kterým jiný právní předpis spojuje při právním jednání vůči státu v souvislosti s výkonem jeho působnosti účinky vlastnoručního podpisu, zapečetěn uznávanou elektronickou pečetí nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil,
  8. jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam,
  9. pokud dokument nesplňuje stanovené technické náležitosti

Jaké doklady je nutné mít s sebou

Tato služba nevyžaduje mít s sebou žádné speciální doklady mimo předmětný dokument ke konverzi. Protože se konverze provádí jak z listinné podoby do elektronické a naopak, je nutno na kontaktní místo vzít buď originální listinu, která bude konvertována do podoby elektronické nebo elektronický dokument, podepsaný elektronickým podpisem (úřady jej dnes již takto standardně elektronicky podepisují zaručeným kvalifikovaným podpisem), který bude konvertován do podoby listinné.

Elektronický dokument může být dodán na kontaktní místo buď osobně na datovém nosiči, zaslán elektronickou cestou nebo dodán prostřednictvím tzv. úschovny – vzdáleného úložiště dokumentů.

V případě, že se rozhodnete dokument zaslat prostřednictvím tzv. úschovny, pak pro jeho předání je nutné sdělit pracovníkovi kontaktního místa identifikační kód. Potřebný kód získáte při odeslání dokumnetu do úschovny.

Cena

Za konverzi jedné i započaté strany dokumentu je v souladu se zákonem o správních poplatcích na Ověřovatelských kancelářích hospodářské komory účtován poplatek 30,- Kč.

Kompletní ceník naleznete zde.

Kromě služeb souvisejících s autorizovanou  konverzí dokumentů mohou podnikatelé a široká veřejnost využít také služby vydávání ověřených výpisů z obchodního a živnostenského rejstříku, katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku, rejstříku trestů, výpisu z bodového hodnocení řidičů, seznamu kvalifikovaných dodavatelů nebo mohou učinit některá podání, například do registru živnostenského podnikání a služby ověřování shody opisu nebo kopie s listinouověřování pravosti podpisu nebo služby spojené se zřízením datových schránek.

Kontakty na ověřovatelské kanceláře naleznete zde.

/konference-hr-chytre-nejvetsi-akce-roku-v-cr-pro-personalisty-hospodarska-komora/